Elektronisches A1-Verfahren: Geplante Änderungen ab 01.01.2021
Ab dem 01.01.2021 sind weitere Änderungen im elektronischen A1-Verfahren geplant. Die entsprechende Gesetzesgrundlage, das 7. SGB IV-Änderungsgesetz, wurde am 07.05.2020 vom Bundestag verabschiedet.
Das elektronische A1-Verfahren
Im Rahmen des elektronischen A1-Verfahrens müssen Arbeitgeber in Deutschland rechtzeitig vor der Entsendung ihrer Arbeitnehmer in einen Mitgliedstaat der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschafts- und Währungsraums sowie der Schweiz einen Antrag auf eine sogenannte A1-Bescheinigung stellen. Dieser erfolgt entweder über eine Entgeltabrechnungssoftware oder über eine elektronische Ausfüllhilfe, wie z.B. sv.net.
Unter bestimmten Voraussetzungen – z.B. darf die Entsendedauer des Arbeitnehmers 24 Monate nicht übersteigen – erhalten die Arbeitgeber ebenfalls auf elektronischem Weg eine A1-Bescheinigung. Diese dokumentiert, dass der Arbeitnehmer während seiner Entsendung weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert bleibt.
Die Arbeitgeber drucken die A1-Bescheinigung aus und geben sie den betroffenen Arbeitnehmern für ihre Auslandstätigkeit.
Für Entsendungen, die 24 Monate überschreiten, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein elektronischer Antrag auf eine sogenannte A1-Ausnahmevereinbarung gestellt werden.
Geplante Änderungen im elektronischen A1-Verfahren
Das elektronische A1-Verfahren hat zu einer deutlichen Beschleunigung des Verfahrens geführt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Daher wird das Verfahren ab 01.01.2021 auch für Beamte, Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, Flug- und Kabinenbesatzungen, Beschäftigte in der Seefahrt sowie bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten Pflicht.
Die genauen Einzelheiten im elektronischen A1-Verfahren werden rechtzeitig vor dem 01.01.2021 durch die zuständigen Stellen ausgearbeitet und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt.
1. Elektronisches A1-Verfahren für Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst wird Pflicht
Auch Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst müssen, wenn sie in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsandt werden, mit einer A1-Bescheinigung nachweisen, dass für sie weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten.
Ihre Arbeitgeber können die Bescheinigung bereits jetzt elektronisch beantragen. Ab 01.01.2021 müssen sie das elektronische A1-Verfahren anwenden.
2. Neu: Berücksichtigung der Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen im elektronischen A1-Verfahren
Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen waren bislang nicht vom elektronischen A1-Verfahren erfasst. Dies ändert sich zum 01.01.2021. Wenn ihre Heimatbasis in Deutschland liegt, müssen ihre Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt auch das elektronische A1-Verfahren bei Flügen in die EU-Mitgliedstaaten nutzen.
3. Anpassung des elektronischen A1-Verfahrens für Beschäftigte in der Seefahrt
Bei der Beschäftigung an Bord von Schiffen gilt das Flaggenprinzip. D.h. die Beschäftigung findet in dem Land statt, unter dessen Flagge das Schiff fährt. Erhalten die Seeleute jedoch von einem Arbeitgeber mit Sitz in ihrem Wohnsitzstaat ihr Entgelt, gilt das Recht des Wohnsitzstaats.
Entsprechend müssen Arbeitgeber von Beschäftigten in der Seefahrt bereits heute das A1-Verfahren nutzen. Das Verfahren berücksichtigt jedoch nicht alle für diesen Personenkreis geltenden Besonderheiten. Dies soll bis zum 01.01.2021 geändert werden.
Allerdings wird nach derzeitigem Stand nur der Antrag auf eine A1-Bescheinigung elektronisch möglich sein. Die A1-Bescheinigung selbst soll für die Beschäftigten in der Seefahrt weiterhin per Post zugestellt werden.
4. Elektronisches A1-Verfahren bei gewöhnlicher Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten
Das elektronische A1-Verfahren gilt ab 2021 auch für Arbeitnehmer, die in Deutschland wohnen, ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt sind, ihre Beschäftigung aber gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten ausüben.
Der Antrag auf eine A1-Bescheinigung ist in diesem Fall grundsätzlich vom betroffenen Beschäftigten selbst zu stellen. Falls dies der Arbeitgeber übernimmt, muss dies ab 01.01.2021 aber zwingend elektronisch erfolgen.
5. Kein Ausdruck der A1-Bescheinigung mehr erforderlich
Ab dem kommenden Jahr müssen Arbeitgeber die A1-Bescheinigungen, die sie elektronisch erhalten, nicht mehr ausdrucken. Es genügt, wenn die Bescheinigung dem Arbeitnehmer unverzüglich zugänglich gemacht wird. Denkbar sind z.B. das Zusenden der A1-Bescheinigung per E-Mail oder das Hochladen der Bescheinigung in ein firmeneigenes Mitarbeiterportal.
Diese Vorgehensweise ist schneller und angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Verfahren zeitgemäßer.