Systemprüfung in der Entgeltabrechnung ab 2021 gesetzlich geregelt
Ab dem 01.01.2021 ist erstmals eine Systemprüfung in der Entgeltabrechnung gesetzlich vorgeschrieben. Schon bisher wurden die Softwareprogramme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die elektronischen Ausfüllhilfen durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) geprüft.
Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze, das am 07.05.2020 vom Bundestag verabschiedet wurde, wird die Systemprüfung von Entgeltabrechnungsprogrammen und elektronischen Ausfüllhilfen jedoch erstmalig gesetzlich geregelt.
Gesetzliche Regelungen zur Systemprüfung
Die Systemprüfung ist erstmals im neuen § 95b SGB IV gesetzlich geregelt. Die Regelungen treten zum 01.01.2021 in Kraft.
Hintergrund
Unternehmen und andere Meldepflichtige müssen nach SGB IV und dem Aufwendungsausgleichsgesetz u.a. Meldungen, Beitragsnachweise sowie bestimmte Anträge und Bescheinigungen an die Träger der Sozialversicherung bzw. deren Annahmestellen elektronisch versenden. Die elektronischen Rückmeldungen der Sozialversicherungsträger werden quittiert und verarbeitet.
Die Daten müssen entweder aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder aus einer systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfe verschlüsselt und gesichert übertragen werden.
Durch die Systemprüfung soll sichergestellt werden, dass die zu meldenden Daten korrekt sind und problemlos übermittelt bzw. abgerufen werden können.
Umfang der Systemprüfung
Bei einer Systemprüfung werden die folgenden Funktionen einer Anwendungssoftware fachlich und technisch überprüft:
- Erfassung,
- Prüfung,
- Verwaltung,
- Berechnung,
- Verarbeitung,
- Übermittlung,
- Annahme und Abruf
der für den beschriebenen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern erforderlichen Daten.
Ist die Anwendungssoftware auf unterschiedlichen informationstechnischen Systemen verteilt, muss der Softwarehersteller sicherstellen, dass sie als geschlossene Software-Anwendung anhand einer eindeutig identifizierbaren Version in der jeweils gültigen Fassung gekennzeichnet ist.
Die Systemprüfung umfasst nicht die Hardware, das Betriebssystem und die interne Kommunikationssoftware des Meldepflichtigen.
Der Umfang der Systemprüfung unterscheidet sich jedoch aufgrund der gesetzlichen Anforderungen zwischen der Prüfung eines Entgeltabrechnungsprogramms und der Prüfung einer elektronischen Ausfüllhilfe.
Anforderungen an ein Entgeltabrechnungsprogramm
Entgeltabrechnungsprogramme müssen die zu übermittelnden Daten maschinell berechnen, erzeugen und prüfen. Außerdem müssen sie Daten abrufen und annehmen können.
Insofern werden bei einem Entgeltabrechnungsprogramm die Erfassung, Prüfung, Verwaltung, Berechnung und Verarbeitung sowie die Übermittlung, Annahme und der Abruf der erforderlichen Daten fachlich und technisch geprüft.
Anforderungen an eine elektronische Ausfüllhilfe
Elektronische Ausfüllhilfen berechnen keine Daten. Die Anwender müssen die Werte manuell ermitteln und eingeben. Ab dem 01.01.2021 können sie die übermittelten Daten erstmals online abspeichern.
Der Umfang der Systemprüfung einer elektronischen Ausfüllhilfe ist damit geringer als der bei einem Entgeltabrechnungsprogramm. Es findet z.B. keine fachliche und technische Prüfung der Berechnung von Daten statt.
Durchführende Stellen der Systemprüfung
Die Systemprüfung wird durch den Spitzenverband Bund der Krankenkassen mit der Beteiligung der Träger der Rentenversicherung und der Unfallversicherung im Auftrag aller Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger und der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e.V. durchgeführt.