Schrittweise Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2021
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird ab 2021 in zwei Schritten eingeführt. Betroffen sind – bis auf wenige Ausnahmen – die rund 73,12 Millionen Versicherten in der gesetzlichen Krankenversicherung.
Voraussichtlich ab dem 01.10.2021 übermitteln die behandelnden Vertragsärzte die Arbeitsunfähigkeiten nur noch auf digitalem Weg an die Krankenkassen. Die entsprechenden Regelungen im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) sehen eigentlich einen Start ab Jahresanfang vor. Dieser Termin wird sich aber u.a. aufgrund von zeitlichen Problemen bei der technischen Ausstattung der Arztpraxen nach hinten verschieben. Das Bundesministerium für Gesundheit hat einer entsprechenden Übergangsregelung bereits zugestimmt. Die Zustimmung der Krankenkassen steht jedoch noch aus.
Ab dem 01.01.2022 werden die Arbeitgeber in das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingebunden. Ab diesem Zeitpunkt reichen die Arbeitnehmer im Krankheitsfall nicht mehr ihren „gelben Schein“ beim Arbeitgeber ein, sondern der Arbeitgeber ruft die Daten zur Arbeitsunfähigkeit seiner Mitarbeiter elektronisch bei deren jeweiliger Krankenkasse ab. Grundlage hierfür sind Artikel 9 und 11 des Dritten Gesetzes zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Drittes Bürokratieentlastungsgesetz). Die arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmer erhalten allerdings weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Diese dient als gesetzliches Beweismittel.
Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Auswirkungen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Hintergrund der Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Pflicht zur Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit und Abgabe einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Nach § 5 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist ein Arbeitnehmer verpflichtet, seinem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Ist der Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt, muss er spätestens ab dem vierten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorlegen.
Der Arbeitgeber darf aber die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch schon zu einem früheren Zeitpunkt, z.B. ab dem ersten Krankheitstag, verlangen.
Von dieser Regelung ausgenommen sind Personen, die in privaten Haushalten geringfügig beschäftigt sind.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung darf nur von Vertragsärzten für Personen, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, ausgestellt werden. Privat niedergelassene Ärzte stellen statt der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein Arbeitsunfähigkeitsattest aus.
Auch privat krankenversicherte Arbeitnehmer erhalten eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Für diese gibt es aber – anders als bei den gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern – keine Formvorschrift.
Sowohl die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als auch der Arbeitsunfähigkeitsattest begründen grundsätzlich den Anspruch auf eine maximal sechswöchige Lohnfortzahlung. Es gibt allerdings Ausnahmen, wie z.B. beim Neueintritt eines Arbeitnehmers.
Ziele des Gesetzgebers mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das Bundesministerium für Gesundheit will unter anderem mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die Digitalisierung im Gesundheitswesen weiter vorantreiben.
Die Vorteile der eAU sind u.a.:
- Eine Beschleunigung des Verfahrens
- Niedrigere Erstellungs- und Übermittlungskosten (u.a. Einsparungen beim Papier)
- Mehr Sicherheit (Daten werden verschlüsselt übermittelt)
- Erkrankter Arbeitnehmer muss keine AU mehr bei seiner Krankenkasse und dem Arbeitgeber einreichen
- Die Krankenkassen erfahren über jede Arbeitsunfähigkeit. Dies sichert u.a. den korrekten Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld.
Angesichts von jährlich ca. 77 Millionen Arbeitsunfähigkeiten in Deutschland scheint hier ein erhebliches Optimierungspotential vorzuliegen. Dies ist insbesondere der Fall, da jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in vierfacher Ausfertigung erstellt wird (für den Arzt, den Versicherten, die Krankenkasse und den Arbeitgeber).
Die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform
Erkrankung im Inland
Erkrankt ein Arbeitnehmer, informiert er seinen Arbeitgeber i.d.R. telefonisch, dass er zum Arzt geht. Dies erfolgt aus arbeitsrechtlichen Gründen (Schritt 1).
Beim Arzt erhält er eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in dreifacher Ausfertigung (für ihn, den Arbeitgeber und die Krankenkasse). Eine weitere Ausfertigung bleibt beim Arzt (Schritte 2 und 3). Auf dem „gelben Schein“ bescheinigt der Arzt u.a., dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist und wie lange dies voraussichtlich dauern wird. Bei Beschäftigten, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, muss die Bescheinigung einen Vermerk enthalten, dass der Krankenkasse unverzüglich eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit mit Angaben über den Befund und die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit übersandt wird.
Der Arbeitnehmer scannt die AU zur Vorlage beim Arbeitgeber i.d.R. ein und schickt sie dem Arbeitgeber vorab per E-Mail zu. Außerdem schickt der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sowohl seinem Arbeitgeber als auch der Krankenkasse i.d.R. per Post zu (Schritte 4 und 5).
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der AU angegeben, muss der Arbeitnehmer sowohl bei seinem Arbeitgeber als auch seiner Krankenkasse eine Folgebescheinigung der Krankmeldung einreichen.
Erkrankung im Ausland
Erkrankt der Beschäftigte im Ausland, ist er nach § 5 Absatz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort schnellstmöglich mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber. Außerdem muss der Arbeitnehmer, wenn er gesetzlich krankenversichert ist, auch seiner Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer unverzüglich anzeigen.
Ist der Arbeitnehmer länger als auf dem ärztlichen Attest angegeben erkrankt, muss er die voraussichtliche Fortdauer der Krankheit seiner gesetzlichen Krankenkasse mitteilen.
Die gesetzlichen Krankenkassen können festlegen, dass der Arbeitnehmer die Anzeige- und Mitteilungspflichten anstatt gegenüber der Krankenkasse im Inland auch gegenüber einem ausländischen Sozialversicherungsträger erfüllen kann.
Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung
Ab 2021 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in zwei Schritten eingeführt.
Der Gesetzgeber hat im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) sowie im Dritten Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Drittes Bürokratieentlastungsgesetz) Grundlegendes festgelegt.
Das Nähere zu den Datensätzen und zum Verfahren regelt jedoch der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in Grundsätzen. Diese müssen durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt werden, im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft. Die Bundesvereinigung der Arbeitgeberverbände ist vor der Genehmigung anzuhören.
Schritt 1: Digitalisierung des Verfahrens zwischen Vertragsarzt und gesetzlicher Krankenkasse in 2021
Nach Artikel 2 des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG) müssen die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen ab dem 01.01.2021 die von ihnen festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten unter Angabe der Diagnosen elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmers schicken (Schritt 4).
Dies erfolgt über die sogenannte Telematikinfrastruktur (TI). Sie vernetzt in Zukunft die Krankenkassen, Apotheken, Ärzte und alle weiteren Akteure und Institutionen des deutschen Gesundheitswesens. Die privaten Krankenkassen beteiligen sich (inzwischen wieder) am Aufbau der TI.
Bei der Telematikinfrastruktur handelt es sich um ein geschlossenes Netz, zu dem nur registrierte Nutzer (Personen oder Institutionen) mit einem elektronischen Heilberufs- und Praxisausweis Zugang erhalten.
Damit die Daten zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch mit Hilfe eines Kommunikationsdienstes über die Telematikinfrastruktur verschickt werden können, benötigen die Arztpraxen u.a. noch ein Softwareupdate für den Konnektor, der die Verbindung zwischen ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) und der Telematikinfrastruktur herstellt. Es wird davon ausgegangen, dass noch nicht alle Arztpraxen Anfang 2021 die technischen Voraussetzungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfüllen. Daher hat das Bundesministerium für Gesundheit einer Verschiebung der Pflicht zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Ärzte und Krankenkassen auf den 1. Oktober 2021 zugestimmt. Diesem Termin muss noch der GKV-Spitzenverband zustimmen.
Für die Arbeitnehmer bedeutet dies voraussichtlich, dass sie spätestens ab 01. Oktober 2021 im Krankheitsfall keinen Durchschlag der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr bei ihrer Krankenkasse einreichen müssen.
Schritt 2: Einbindung der Arbeitgeber in das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2022
Das Verfahren
Ab 01.01.2022 wird in einem zweiten Schritt der Arbeitgeber in das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer eingebunden.
Der erkrankte Arbeitnehmer muss sich zwar weiterhin bei seinem Arbeitgeber krankmelden (Schritt 1) und seine Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt feststellen lassen (Schritt 2). Außerdem erhält er weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform (Schritt 3).
Ab diesem Zeitpunkt erhält der Arbeitgeber aber die Daten zur Arbeitsunfähigkeit seines Arbeitnehmers auf elektronischem Weg von der Krankenkasse des Beschäftigten (Schritt 6). Diese kann er voraussichtlich ab dem 4. Krankheitstag abrufen (Schritt 5).
Bei geringfügig Beschäftigten fordert der Arbeitgeber die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See an. Diese erhält auf Anforderung die AU-Daten von der Krankenkasse des Minijobbers und stellt sie dem Arbeitgeber zum Abruf bereit.
An den gesetzlichen Fristen zur Feststellung und Aushändigung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ändert sich nichts. Dies gilt auch bei einer Erkrankung im Ausland. Allerdings entfällt bei einer Erkrankung im Inland der Hinweis auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, dass diese unverzüglich bei der betroffenen Krankenkasse einzureichen ist.
Inhalt der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die Arbeitgeber muss insbesondere die folgenden Daten enthalten:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
Übermittlung von relevanten Vorerkrankungszeiten durch die Krankenkassen
Hintergrund
Arbeitnehmer und Auszubildende haben unter gewissen Voraussetzungen einen Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Dieser beträgt nach § 3 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) maximal 6 Wochen.
Ausgenommen sind Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende und ihnen gleich gestellte Arbeitnehmer. Diese erhalten vom Arbeitgeber aber als Ausgleich einen Zuschlag zum Arbeitsentgelt.
Zeiten gleicher Erkrankung zählen zusammen, sofern zwischen ihnen nicht sechs Monate liegen. Ein Jahr nach Beginn der erstmaligen Erkrankung besteht wieder ein neuer Anspruch auf 6 Wochen Lohnfortzahlung.
Scheidet der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, endet damit i.d.R. der Anspruch auf Lohnfortzahlung. Die Ausnahmen hiervon werden in § 8 EntgFG beschrieben.
Bisher: Vorerkrankungsabfrage für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber
Zurzeit können Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen eine elektronische Vorerkrankungsabfrage bei der Krankenkasse des betroffenen Arbeitnehmers stellen.
Hierzu müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Der Arbeitnehmer ist gesetzlich krankenversichert.
- Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegt für die aktuelle Erkrankung vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte potentielle Vorerkrankung in Bezug auf die aktuelle Arbeitsunfähigkeit vor.
- Die zusammengerechneten Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten betragen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens 30 Tage.
Ab 2022: Meldung der Vorerkrankungszeiten für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer durch die Krankenkasse an den Arbeitgeber
Ab 01.01.2022 übermittelt die Krankenkasse dem betroffenen Arbeitgeber eine Meldung mit den Angaben über die für ihn relevanten Vorerkrankungszeiten, wenn sie feststellt, dass die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten ausläuft. Grundlage hierfür sind die Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten nach § 295 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 SGB V sowie weiterer ihr vorliegenden Daten.
Geregelt ist dies in Artikel 11 Nr. 3 Absatz 2 Drittes Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Drittes Bürokratieentlastungsgesetz).
Änderungen bei den Meldepflichten
Arbeitgeber müssen u.a. den Beginn und das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung der jeweiligen Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge melden (§ 28a SGB IV).
Ab dem 01.01.2022 müssen sie dabei auch die Krankenkasse des Beschäftigten, soweit sie nicht die zuständige Einzugsstelle ist, angeben. Außerdem sieht Artikel 11 Nr. 2 Punkt b Drittes Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Drittes Bürokratieentlastungsgesetz) ausdrücklich vor, dass die Einzugsstelle eine Kopie der Meldungen an die Krankenkasse weiterleitet, bei der der Beschäftigte versichert ist.
Fazit
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein großes Projekt. Aus diesem Grund erfolgt es auch in zwei Schritten.
Der Arbeitnehmer muss zwar aufgrund der Digitalisierung des Verfahrens keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr bei seinem Arbeitgeber und der Krankenkasse einreichen. Allerdings muss er sich weiterhin bei seinem Arbeitgeber krankmelden.
Der Arbeitgeber wird die Arbeitsunfähigkeitsdaten seines erkrankten Arbeitnehmers nur einzeln und voraussichtlich erst ab dem 4. Krankheitstag abrufen können. Damit der Abruf der Daten rechtzeitig erfolgen kann, muss von den Unternehmen sichergestellt werden, dass die Lohnabrechnung in jedem Fall zeitnah von der Krankmeldung des Arbeitnehmers erfährt.
Die Ärzte haben vermutlich zunächst einen höheren Aufwand als einen Nutzen, da sie zum einen erst die technischen Voraussetzungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schaffen müssen und anschießend die Arbeitsunfähigkeitsdaten im geforderten Format bereitstellen müssen.
Profitieren werden daher vermutlich zunächst vor allem die Krankenkassen. Durch die elektronische Übermittlung der Daten erhalten sie alle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Es gehen keine Daten mehr verloren.