Neue Arbeitgebermeldeverfahren ab 2023
Neben dem Abrufverfahren für die eAU (siehe NL vom 27.07.2022) werden zum 01. Januar 2023 drei weitere Meldeverfahren für Arbeitgeber verpflichtend eingeführt:
- die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP),
- das BA-BEA-Verfahren
- und das Meldeverfahren zur Neueinrichtung eines Arbeitgeberkontos bei der jeweiligen Einzugsstelle.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und das BA-BEA-Verfahren existieren schon seit einigen Jahren. Diese Verfahren konnten bislang optional genutzt werden.
Das Meldeverfahren zur Neueinrichtung eines Arbeitgeberkontos bei der jeweiligen Einzugsstelle ist neu.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP):
Mit der euBP wird die Betriebsprüfung digital unterstützt und der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten verringert. Sie ersetzt die bei einer herkömmlichen Betriebsprüfung erforderliche Einsichtnahme und Prüfung der Unterlagen vor Ort durch die Betriebsprüfer. Die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm werden über die euBP elektronisch aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Die Betriebsprüfer können die elektronisch bereitgestellten Unterlagen dann digital prüfen.
Die euBP kann von den Arbeitgebern bereits seit 2012 auf freiwilliger Basis genutzt werden. Ab dem 01. Januar 2023 wird sie für alle Arbeitgeber verpflichtend. Auf Antrag können Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten über die euBP verzichten. Der Antrag wird formlos beim Rentenversicherungsträger gestellt, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
BA-BEA-Verfahren
Ab dem 01. Januar 2023 wird das BA-BEA-Verfahren für alle Arbeitgeber verpflichtend. Das BA-BEA-Verfahren ist ein digitales Verfahren der Bundesagentur für Arbeit für die vom Arbeitgeber auszustellenden Arbeitsbescheinigungen, die die Bundesagentur für Arbeit benötigt.
Die Bescheinigungen sind elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Das Verfahren existiert bereits seit 2014 und konnte von den Arbeitgebern bislang auf freiwilliger Basis genutzt werden.
Neues Meldeverfahren bei Einrichtung eines Arbeitgeberkontos
Wenn Arbeitgeber erstmals einen ihrer Beschäftigten bei einer Krankenkasse per DEÜV-Meldung anmelden, muss die Krankenkasse für den Arbeitgeber für die künftige Abrechnung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge ein Arbeitgeberkonto einrichten.
Die Krankenkassen fordern die dafür erforderlichen Angaben bislang in Papierform bei den Arbeitgebern an. Im Rahmen des neuen Meldeverfahrens stellen Arbeitgeber auf elektronische Anforderung der jeweiligen Krankenkasse mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben zur Einrichtung des Arbeitgeberkontos bei der Krankenkasse (z.B. Anschrift, Ansprechpartner, abrechnende Stelle, SEPA-Lastschriftmandat) elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe zur Verfügung. Das Verfahren sollte ursprünglich bereits 2022 eingeführt werden, wurde aber coronabedingt auf 2023 verschoben.