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Änderung des Lohnsteuerabzugs für Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 Infektionsschutzgesetz
BMF-Schreiben vom 25.01.2023
Wer auf Grund des Infektionsschutzgesetzes einer häuslichen Quarantäne unterliegt und dadurch einen Verdienstausfall erleidet, erhält grundsätzlich eine staatliche Entschädigung nach § 56 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG). Diese Entschädigung wird zunächst vom Arbeitgeber steuerfrei (§ 3 Nr. 25 EStG) an den Arbeitnehmer ausbezahlt und unterliegt dem Progressionsvorbehalt nach § 32b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe e EStG. Zudem ist die ausbezahlte Entschädigung vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen und unter der Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.
Die in diesem Zusammenhang verauslagten Aufwendungen (Entschädigung und Arbeitgeberaufwendungen zur Sozialversicherung) werden nach erfolgreicher Antragsstellung von den jeweiligen Landesbehörden an den Arbeitgeber erstattet. Ob und in welcher Höhe jedoch eine erstattungsfähige Entschädigung vorliegt, wird durch die zuständige Entschädigungsbehörde bestimmt.
Antragsfrist beträgt 2 Jahre
Die Antragsfrist für die vorgenannten Erstattungsanträge beträgt 2 Jahre und beginnt mit dem Ende der Absonderung. Demzufolge können aktuell noch Erstattungsanträge für Quarantänemaßnahmen ab Ende Februar 2021 gestellt werden.
Erfahrungsgemäß beträgt die Bearbeitungszeit der Erstattungsanträge je nach Behörde mehrere Monate. Mittlerweile sollten jedoch vielen Arbeitgebern bereits die ersten Quarantänebescheide vorliegen.
Oftmals kommt die Entschädigungsbehörde bei der Berechnung des Erstattungsbetrages zu einem anderen Ergebnis als der Arbeitgeber (z.B. wegen Ermittlung des Verdienstausfalls nach Kalendertagen anstatt nach Arbeitstagen, Nichterstattung vom Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung usw.).
Vorgehensweise bei Korrekturen
Das BMF-Schreiben vom 25.01.2023 erläutert in diesem Zusammenhang, wie die Korrekturen bei derartigen Abweichungen vorzunehmen sind.
Ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs noch zulässig (was auf Grund des Zeitverzugs eher die Ausnahme sein dürfte), ist der Arbeitgeber verpflichtet, die zu viel erhobene Lohnsteuer mit der nächsten Entgeltabrechnung zu erstatten bzw. noch nicht erhobene Lohnsteuer mit der nächsten Entgeltabrechnung einzubehalten (§ 41c Abs. 1 EStG).
Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung (bis spätestens Ende Februar des Folgejahres) scheidet die Möglichkeit einer bloßen Korrektur eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes gemäß R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR aus.
Stattdessen ist je nach Sachverhalt wie folgt vorzugehen:
- Bislang versteuerter Arbeitslohn, der auf Antrag von der Entschädigungsbehörde nach § 56 IfSG dem Arbeitgeber erstattet wird
In diesem Fall besteht vom Arbeitgeber keine lohnsteuerliche Mitteilungspflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt (keine Anzeige nach § 41c Abs. 4 EStG).
Der Arbeitnehmer kann sich jedoch im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung die zu Unrecht einbehaltene Lohnsteuer erstatten lassen. Als Unterstützung hierfür ist zu empfehlen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die entsprechenden Unterlagen (z.B. Kopie des Erstattungsbescheides) zur Verfügung stellt.
- Steuerfrei ausbezahlte Entschädigung, die von der Entschädigungsbehörde abgelehnt oder mit einem niedrigeren Betrag erstattet wird
In diesem Fall beschränkt sich der Umfang der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 25 EStG auf die Höhe des von der Entschädigungsbehörde erstatteten Betrages. Der übersteigende Betrag stellt hingegen einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Fordert der Arbeitgeber die zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigung vom Arbeitnehmer zurück, mindert der Rückzahlungsbetrag im Jahr der Rückzahlung den unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisenden Betrag. Übersteigt der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung die dort zu bescheinigenden Leistungen, so ist der übersteigende Betrag mit einem Minuszeichen auszuweisen.
Bei einem Verzicht auf die Rückforderung der zu viel gezahlten Verdienstausfallentschädigung kann auch eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 11a EStG (Coronabonus) oder § 3 Nr. 11c EStG (Inflationsausgleichsprämie) genutzt werden.
Sofern jedoch die vorgenannten Freibeträge bereits ausgeschöpft oder zeitlich nicht mehr zulässig sind, hat der Arbeitgeber diese Fälle dem Betriebsstättenfinanzamt entsprechend § 41c Abs. 3 EStG unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Richtigstellung erfolgt danach im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung oder über eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitnehmer.
Nichtbeanstandungsregelung
Gleichzeitig wurde jedoch mit dem BMF-Schreiben auch ein Nichtbeanstandungsbetrag festgelegt, sofern die Differenz zwischen der dem Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber bewilligten Erstattung 200 Euro pro Quarantänefall nicht übersteigt.