Neues elektronisches Meldeverfahren: Umsetzung in der Entgeltabrechnung
Zum 1. Januar 2023 wurde ein neues elektronisches Meldeverfahren eingeführt, mit dem die Krankenkassen die für die Einrichtung eines neuen Arbeitgeberkontos benötigten Angaben elektronisch bei den Arbeitgebern anfordern und die Arbeitgeber diese Angaben elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm zurück übermitteln. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Stammdaten wie Anschrift und Name, Kontaktinformationen, die U1-Wahlerklärung und das SEPA-Lastschriftmandat. Das neue Meldeverfahren wurde in die vorhandene technische Infrastruktur der Arbeitgebermeldeverfahren (DEÜV-Verfahren) integriert.
Darüber hinaus können Arbeitgeber den Krankenkassen seit Jahresbeginn über dieses Meldeverfahren per elektronischer Änderungsmeldung Änderungen in ihren Stammdaten elektronisch bereitstellen. Das gilt auch für bereits vor dem 1. Januar 2023 bei den Krankenkassen bestehende Arbeitgeberkonten und vermeidet damit lästige Stammdatenänderungen bei den Krankenkassen in Papierform, per Telefon oder E-Mail.
In der betrieblichen Praxis wird das neue Meldeverfahren aktuell noch nicht einheitlich flächendeckend umgesetzt, wie es ursprünglich vorgesehen war. Hintergrund ist, dass viele Anbieter von Entgeltabrechnungsprogrammen das neue Meldeverfahren erst mit dem Softwareupdate zur Jahresmitte 2023 zur Verfügung stellen.
Für die betriebliche Praxis bedeutet dies aktuell konkret:
- Viele Krankenkassen fordern die für die Anlage eines Arbeitgeberkontos erforderlichen Angaben weiterhin in Papierform bei den Arbeitgebern an. Unabhängig davon, ob die Entgeltabrechnungssoftware des Arbeitgebers das neue Meldeverfahren gegebenenfalls schon beinhaltet, da auf Seiten der Krankenkassen eine Differenzierung in der Regel nicht möglich ist.
- Eine flächendeckende Umsetzung des neuen Meldeverfahrens und damit auch eine flächendeckende elektronische Anforderung der entsprechenden Angaben durch die Krankenkassen bei den Arbeitgebern soll ab Juli 2023 erfolgen.
- Arbeitgeber, deren Entgeltabrechnungsprogramm das neue Meldeverfahren aber bereits beinhaltet, können es jetzt schon für Änderungsmitteilungen an die Krankenkassen nutzen. Die Krankenkassen stellen eine Verarbeitung dieser elektronischen Änderungsmeldungen sicher. Ansonsten sollten Arbeitgeber den Krankenkassen Stammdatenänderungen weiterhin so schnell wie möglich in anderer Form zur Verfügung stellen.
- Seit dem 1. Januar 2023 ist in den DEÜV-Anmeldungen für Arbeitnehmer immer die Hauptbetriebsnummer anzugeben, unter der die Gesamtsozialversicherungsbeiträge im Beitragsnachweisverfahren nachgewiesen werden. Das gilt verpflichtend ohne ein Übergangsverfahren. Damit wird für die Krankenkassen ersichtlich, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen und weitere Daten anzufordern sind oder die in der DEÜV-Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zugeordnet werden kann. Diese Regelung trägt dazu bei, unnötige Datenanforderungen von den Krankenkassen bei den Arbeitgebern zu minimieren.
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