Optimierung der Meldeverfahren bei Neueinstellungen – Abruf der Versichertennummer und Abruf der Krankenkasse
Häufig liegen bei Neueinstellungen von Arbeitnehmern zum Zeitpunkt der Abgabe der DEÜV-Anmeldung keine vollständigen Informationen zur Erfüllung der Meldepflichten vor. Beispielsweise ist die zuständige Krankenkasse und die Versichertennummer des Arbeitnehmers nicht bekannt bzw. der Arbeitnehmer kann diese Angaben nicht zuverlässig oder auch nicht ohne weitere Erhebungsaufwände machen. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz werden diese Herausforderungen mit optimierten Meldeprozessen angegangen:
Abruf der Versicherungsnummer
Arbeitgeber haben bereits seit dem 1. Januar 2023 vor Erstellung einer DEÜV-Anmeldung über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über ihre maschinelle Ausfüllhilfe das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu nutzen. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben im März 2023 ergänzend dazu explizit darauf hingewiesen, dass das Verfahren in der betrieblichen Praxis von den Arbeitgebern konsequent zu nutzen ist.
Bei den Einzugsstellen entstehen nicht unerhebliche Mehraufwände aus Anlass einer fehlerhaften Angabe der Rentenversicherungsnummer in den DEÜV-Meldungen der Arbeitgeber. Auch für Arbeitgeber entstehen Mehraufwände: Neben der (nochmaligen) Ermittlung und Feststellung der richtigen Rentenversicherungsnummer ist der Arbeitgeber zur Stornierung und Neumeldung der jeweiligen DEÜV-Meldung verpflichtet. Bis zum 31. Dezember 2022 war die Nutzung des Abfrageverfahrens freiwillig. Im Jahr 2022 gab es bei circa 19 Millionen Anmeldungen aus Anlass der Aufnahme der Beschäftigung lediglich rund 1,6 Millionen Abrufe einer Rentenversicherungsnummer.
Perspektivisch sind von Seiten der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung weitere Verbesserungen in den elektronischen Meldeverfahren und konkrete Vorgaben für die Abfrage der Rentenversicherungsnummer für Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen geplant, um das Problem der Nutzung von fehlerhaften und fehlenden Versichertennummern in der betrieblichen Praxis weiter zu minimieren.
Abruf der zuständigen Krankenkasse
Ab dem 1. Januar 2024 können Arbeitgeber und Zahlstellen für Versorgungsbezüge die für ihre Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger zuständige Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband elektronisch abfragen. Die Abfrage erfolgt über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe mit der Versichertennummer des Arbeitnehmers. Ist auch diese unbekannt, hat zunächst der Abruf der Versichertennummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung wie vorstehend beschrieben zu erfolgen.
Die Informationen zu allen bei den gesetzlichen Krankenkassen bestehenden aktuellen Mitgliedschaften werden beim GKV -Spitzenverband zentral vorgehalten, der auf die Anfragen der Arbeitgeber und Zahlstellen innerhalb von 24 Stunden antwortet. Sofern zum Zeitpunkt der Abfrage eine Krankenkasse eine Mitgliedschaft für den Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger führt, wird diese Information inklusive der Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse elektronisch zurück gemeldet. Sofern im Einzelfall zum Zeitpunkt der Abfrage keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse ermittelt werden kann, wird auch dies digital zurückgemeldet. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu kontaktieren und weitere Ermittlungen vorzunehmen, um die aktuelle Krankenkasse in Erfahrung zu bringen.
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