Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen ab dem Jahr 2023
Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften wurde die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen nach § 41b Absatz 1 Satz 2 EStG ist daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig!
Das Bundesministerium für Finanzen hat nun mit Schreiben vom 23.01.2024 darüber informiert, wie Arbeitgeber zu verfahren haben, sofern ihnen für einzelne Mitarbeiter keine Steueridentifikationsnummer vorliegt.
Formlose schriftliche Anfrage möglich
Im Vorgriff auf eine gesetzliche Ergänzung des § 39 Absatz 3 EStG, die im Zuge des Wachstumschancengesetzes umgesetzt werden soll, wurde als Hilfsmittel für die Arbeitgeber die Regelung beschlossen, dass eine formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers beim Finanzamt auf Mitteilung der Steueridentifikationsnummer gestellt werden kann, sofern der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für das Jahr 2022 bereits eine Lohnsteuerbescheinigung mittels eTIN übermittelt hat und versichert, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat.
Die Anfrage hat den Namen, das Geburtsdatum sowie die Anschrift des Arbeitnehmers zu enthalten. Von einer Pflichtwidrigkeit ist auch auszugehen, wenn der Arbeitnehmer der Aufforderung ohne Begründung nicht nachkommt. Eine Mitteilung erfolgt bei Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen auch dann, wenn die Identifikationsnummer dem Arbeitnehmer erstmals zuzuteilen ist (z.B. bei Mitarbeitern mit einem ausländischen Wohnsitz). Einer Bevollmächtigung oder Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf es insoweit nicht.
Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu nach § 80 Absatz 1 AO bevollmächtigt hat (vgl. § 39 Absatz 3 Satz 2 und 4 EStG).
Ermittlung der Steuerklasse VI
Sofern der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vorlegt und der Arbeitgeber diese nicht mittels der vorstehend erläuterten Anfrage beim Finanzamt erhalten kann, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG i. V. m. § 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 EStG). Dies gilt insbesondere für
- Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch bisher noch nicht beantragt haben,
- Arbeitnehmer – insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben (mit Ausnahme der im BMF-Schreiben vom 7. November 2019, BStBl. I S. 1087 unter Abschnitt 3 bezeichneten Fälle),
- Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie
- Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.
Die dazugehörige Lohnsteuerbescheinigung müsste dann als Papierausdruck sowohl an das Betriebsstättenfinanzamt als auch die betreffenden Arbeitnehmer weitergeleitet werden.
Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zu Grunde zu legen (vgl. § 39c Absatz 1 Satz 2 EStG).
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